Meer verzoeken, zwaardere dossiers
De provincie Overijssel krijgt steeds meer en uitgebreidere verzoeken om overheidsdocumenten openbaar te maken. Het aantal aanvragen op grond van de Wet open overheid, de Woo, steeg van 80 in 2023 naar 200 in 2025. Daarmee is de hoeveelheid verzoeken in twee jaar tijd meer dan verdubbeld. Het provinciebestuur waarschuwt dat de afhandeling daardoor onder druk komt te staan.
Volgens Overijssel speelt het toenemende gebruik van kunstmatige intelligentie een belangrijke rol bij de verandering. Inwoners, journalisten, bedrijven en maatschappelijke instellingen gebruiken dergelijke hulpmiddelen bij Woo-verzoeken, maar ook bij bezwaar- en beroepsprocedures. De provincie merkt dat aanvragen daardoor geregeld niet alleen langer, maar ook ingewikkelder worden.
Bij een Woo-verzoek kan iedereen documenten, procedures en onderliggende overwegingen bij een overheidsinstantie opvragen. De regeling is bedoeld om inzicht te geven in het handelen van de overheid. In de praktijk moeten ambtenaren eerst vaststellen welke documenten onder een verzoek vallen, welke informatie openbaar kan worden gemaakt en welke passages eventueel moeten worden afgeschermd.
Provincie probeert de vraag achter de aanvraag te vinden
De Commissaris van de Koning, Andries Heidema, noemde het gebruik van AI tijdens een commissievergadering over de begroting een punt van zorg. Volgens hem herkennen medewerkers in veel aanvragen duidelijk de invloed van zulke hulpmiddelen. Dat betekent niet alleen dat meer tekst moet worden gelezen. Ook is volgens de provincie niet altijd helder welke concrete informatie de indiener uiteindelijk zoekt.
"Soms kunnen indieners de vragen zelf niet uitleggen."
Overijssel zoekt daarom in bijna alle gevallen contact met de aanvrager. Ambtenaren proberen dan te achterhalen welke kwestie precies moet worden beantwoord. Volgens de provincie blijkt tijdens zo'n gesprek meermaals dat achter de uitgebreide aanvraag een andere, veel specifiekere vraag schuilgaat. Een gerichte toelichting kan helpen om het verzoek beter af te bakenen.
Heidema zei dat de provincie soms eerst moet uitzoeken wat iemand werkelijk wil weten. Wanneer een compleet dossier wordt opgevraagd, kan de verwerking aanzienlijk meer werk opleveren dan wanneer alleen enkele documenten of een afgebakende procedure nodig zijn. De provincie spreekt in dat verband over een grote extra belasting voor ambtenaren.
Stijging van het aantal aanvragen
| Jaar | Aantal Woo-verzoeken |
|---|---|
| 2023 | 80 |
| 2024 | 130 |
| 2025 | 200 |
De cijfers laten een gestage, maar sterke groei zien. In 2024 ontving de provincie 130 verzoeken, tegenover 80 een jaar eerder. In 2025 kwam het aantal uit op 200. Volgens het provinciebestuur neemt het aantal verzoeken de afgelopen jaren jaarlijks met meer dan 50 procent toe. De omvang van de afzonderlijke aanvragen is daarbij niet in deze cijfers verwerkt.
Juist die omvang vormt volgens Overijssel een afzonderlijk probleem. In de voorgestelde begroting schrijft het bestuur dat vragen mede door het gebruik van AI-hulpmiddelen steeds omvangrijker en complexer worden. Een hoger aantal aanvragen en zwaardere dossiers versterken elkaar daardoor. De provincie moet meer documenten doorzoeken, terwijl per aanvraag ook meer afwegingen nodig kunnen zijn.
Extra geld voor verwerking
Overijssel wil volgend jaar meer geld reserveren voor de behandeling van Woo-verzoeken. Het aantal ambtenaren dat zich met deze aanvragen bezighoudt, is eerder al uitgebreid. Toch staat een tijdige afhandeling volgens de provincie onder druk. De aangekondigde extra middelen moeten helpen om de groeiende werklast op te vangen.
De tijdigheid is niet alleen een organisatorische kwestie. Het overschrijden van wettelijke termijnen kan leiden tot rechtszaken en dwangsommen. Daarmee kan een achterstand in de behandeling ook financiële en juridische gevolgen krijgen voor de provincie. De beschikbare capaciteit en de manier waarop verzoeken worden afgebakend, zijn daarom van direct belang voor zowel het bestuur als de aanvragers.
Spanning tussen toegang en uitvoerbaarheid
De ontwikkeling legt een bredere spanning bloot. De Woo moet inwoners en instellingen toegang geven tot informatie over besluiten en overheidshandelen. Tegelijkertijd moet een overheidsorganisatie de verzoeken binnen de daarvoor geldende termijnen kunnen beoordelen. Wanneer aanvragen zeer breed worden geformuleerd of grote hoeveelheden documenten omvatten, neemt de druk op dat proces toe.
Voor aanvragers kan het daarom helpen om zo concreet mogelijk te beschrijven welke informatie zij zoeken. De provincie geeft aan dat zij hierover contact opneemt en probeert de achterliggende vraag te verduidelijken. Dat contact verandert niets aan het recht om documenten op te vragen, maar kan wel duidelijkheid bieden over de omvang en inhoud van de aanvraag.
Het provinciebestuur heeft nog geen oplossing gepresenteerd die het gebruik van AI bij Woo-verzoeken beperkt. Wel wordt in de begroting rekening gehouden met de gevolgen ervan: meer middelen voor de verwerking en aandacht voor de oplopende druk op de wettelijke termijnen. De komende periode moet blijken of die maatregelen voldoende zijn om de groei van het aantal en de complexiteit van de verzoeken bij te houden.
