Organisatoren die in 2027 een evenement in Zoetermeer willen organiseren, moeten van 1 tot en met 30 september een vooraankondiging indienen bij de gemeente. Met die melding kan het evenement worden meegenomen in de voorlopige planning voor volgend jaar, zegt de gemeente.
Waarom aanmelden nu belangrijk is
De aangeleverde gegevens worden niet alleen door de gemeente gebruikt, maar ook gedeeld met de Veiligheidsregio Haaglanden, de Omgevingsdienst Haaglanden en de politie. Op basis van de vooraankondigingen kunnen datum en locatie onder voorbehoud worden gereserveerd, zodat betrokken diensten tijdig hun inzet kunnen voorbereiden.
Belangrijk is te benadrukken dat een vooraankondiging geen evenementenvergunning is. Na acceptatie van de vooraankondiging moet de organisator alsnog een formele vergunning aanvragen en blijven de gebruikelijke toetsings- en besluitprocedures van toepassing. Een geaccepteerde vooraankondiging garandeert dus niet dat later automatisch een vergunning wordt verleend.
Wat te doen bij datum- of locatieconflicten
Wanneer meerdere organisatoren op dezelfde datum dezelfde locatie willen gebruiken, kan de gemeente een keuze moeten maken. In dergelijke gevallen krijgen volgens de gemeente bijzondere of beeldbepalende evenementen voorrang boven andere aanvragen. Dat betekent dat kleinere of gelijksoortige evenementen mogelijk naar een andere datum of locatie moeten uitwijken.
- Periode voor vooraankondiging: 1–30 september.
- Voor een vooraankondiging geldt: reservering onder voorbehoud, geen automatische vergunning.
- Gegevens worden gedeeld met Veiligheidsregio, Omgevingsdienst en politie.
- Kleinere buurtactiviteiten (straatfeest, buurtbarbecue) hoeven geen vooraankondiging te doen; voor deze volstaat vaak een melding.
Termijnen voor vergunningaanvragen en meldingen
Organisatoren moeten na de vooraankondiging rekening houden met de reguliere termijnen voor het aanvragen van vergunningen of het doen van meldingen. De gemeente geeft de volgende minimale deadlines aan:
| Type evenement | Minimale termijn voor vergunning/melding |
|---|---|
| Klein A-evenement | 8 weken voor aanvang |
| Middelgroot B-evenement | 12 weken voor aanvang |
| Groot C-evenement | 16 weken voor aanvang |
| Kleine buurtactiviteit (melding) | 10 werkdagen voor aanvang |
De gemeente wijst organisatoren erop ook na september goed op de termijnen te letten. Voor kleinere buurtactiviteiten waarvoor alleen een melding nodig is — zoals straatfeesten en buurtbarbecues — is geen vooraankondiging vereist. Deze meldingen moeten wel tijdig bij de gemeente binnen zijn volgens de genoemde termijn van tien werkdagen.
Praktische consequenties voor Zoetermeer
Zoetermeer telt jaarlijks ongeveer 350 evenementen, variërend van buurtactiviteiten en braderieën tot kermissen en grotere festivals. Een gebundelde planning helpt om te zorgen dat politie, brandweer en andere hulpdiensten voldoende capaciteit en logistieke voorbereiding kunnen inplannen. Voor organisatoren betekent de vooraankondiging vooral zekerheid in de planning en vroegtijdige afstemming met betrokken instanties; voor de gemeente biedt het overzicht om knelpunten in datum en locatie tijdig te signaleren.
Organisatoren die plannen hebben voor 2027 moeten dus uiterlijk 30 september de vooraankondiging indienen. Na die datum volgt voor vergunningplichtige evenementen het gebruikelijke vergunningentraject.
