El Gobierno del Estado de San Luis Potosí formalizó la creación del Sistema Estatal de Archivos tras la publicación de su Reglamento Interior, informó el Archivo General del Estado. La nueva instancia funcionará como mecanismo para la coordinación, articulación y supervisión técnica de las obligaciones que marca la legislación en materia de archivos.
Funciones y alcance del Sistema Estatal de Archivos
De acuerdo con lo señalado por la dependencia, el Sistema estará facultado para emitir lineamientos, criterios técnicos, metodologías, formatos y guías, además de otros instrumentos de apoyo que deberán ser observados de manera obligatoria por los sujetos obligados, en el ámbito de sus competencias. Esta facultad implica que las entidades públicas de la entidad deberán adecuar sus prácticas documentales a las normas que defina el Archivo General.
La Dirección General del Archivo ejercerá la coordinación operativa del Sistema, conforme a lo dispuesto en los artículos 98 Bis, 98 Ter y 98 Quáter de la Ley aplicable, garantizando la articulación técnica, administrativa y funcional entre:
- Los sujetos obligados (órganos y entidades públicas con responsabilidad en gestión documental).
- El Consejo Estatal de Archivos.
- El Archivo General de la Nación.
Estructura y limitantes presupuestarias
La estructura orgánica del Archivo General del Estado quedó definida con 12 áreas internas, conformadas por direcciones, unidades y el Órgano Interno de Control. No obstante, el funcionamiento y operación de dicha estructura estarán sujetos a la disponibilidad presupuestaria autorizada para el organismo, conforme al presupuesto de egresos del estado y la normatividad aplicable.
| Aspecto | Detalle |
|---|---|
| Estructura orgánica | 12 áreas internas (direcciones, unidades y Órgano Interno de Control) |
| Coordinación operativa | Dirección General del Archivo |
| Base legal citada | Artículos 98 Bis, 98 Ter y 98 Quáter de la Ley correspondiente |
Implicaciones para la administración pública y la ciudadanía
La instalación de un Sistema Estatal de Archivos tiene implicaciones prácticas tanto para la administración pública como para la sociedad. En lo institucional, obliga a dependencias y entidades a homologar criterios y procedimientos, lo que puede derivar en mejoras en la conservación documental, estándares uniformes para la clasificación y el acceso a la información pública. Para los ciudadanos, la expectativa es una mayor certeza sobre la preservación de la memoria administrativa y mejores condiciones para ejercer el derecho a la información.
Sin embargo, la dependencia remarca que la operación efectiva del Sistema dependerá de los recursos asignados en el presupuesto de egresos del estado. Es decir, la puesta en marcha de lineamientos y la supervisión técnica requerirán financiamiento y personal capacitado para sostener las áreas creadas.
Pasos siguientes y elementos a observar
Entre los próximos pasos previsibles se encuentran la emisión de los instrumentos normativos que reglamenten el trabajo cotidiano de las áreas internas y la capacitación de servidores públicos responsables de archivos en las distintas dependencias. También será relevante la relación operativa con el Archivo General de la Nación y el Consejo Estatal de Archivos, instancias mencionadas como parte de la articulación técnica.
- Emisión de lineamientos y guías obligatorias para sujetos obligados.
- Coordinación entre autoridades estatales y federales en materia archivística.
- Evaluación de la disponibilidad presupuestaria para la operación plena del Archivo.
La formalización del Sistema Estatal de Archivos busca dotar de mayor orden técnico y administrativo a la gestión documental en San Luis Potosí; su eficacia, no obstante, quedará supeditada a la implementación práctica y al financiamiento que se le asigne en los próximos ejercicios presupuestarios.
