Kastamonu Üniversitesi, yaklaşan yeni eğitim-öğretim dönemi öncesinde akademik birimlerin sekreterleriyle kapsamlı bir istişare ve koordinasyon toplantısı düzenledi. Toplantıda, birimlerin fiziki ve teknik altyapısının güncellenmesi, sınıf ve bina envanterlerinin doğrulanması ile idari süreçlerde etkin iş birliğinin sağlanmasına yönelik adımlar ele alındı.
Toplantının katılımcıları ve amaçları
Toplantıya, Rektör Prof. Dr. Ahmet Hamdi Topal başkanlık etti. Rektör yardımcıları Prof. Dr. Mehmet Atalan ve Prof. Dr. Selahattin Kaymakcı, Genel Sekreter Vekili Doç. Dr. İbrahim Demirbaş, Eğitimde Mükemmeliyet Koordinatörü Prof. Dr. Berat Ahi ile öğretim görevlisi Ahmet Tabanlıoğlu da toplantıda hazır bulundu. Ayrıca fakülte, yüksekokul ve meslek yüksekokulu sekreterleri yer aldı.
Toplantının temel hedefleri şöyle özetlendi:
- Eğitim-öğretim planlaması ve dönem takvimine ilişkin idari hazırlıkların gözden geçirilmesi,
- Sınıf, laboratuvar ve ortak kullanım alanlarının fiziksel ve teknik gereksinimlerinin tespiti ve giderilmesi,
- Birimler arası koordinasyon kanallarının güçlendirilmesi ve sorunların üst yönetimle hızlı paylaşılması.
Rektörün vurguları: Sorumluluk ve iletişim
Toplantıda Rektörlük tarafından, akademik birimlerin idari işleyişinde sekreterlerin rolünün önemi bir kez daha vurgulandı. Rektör, planlama, sınıf hazırlığı, teknik donanımın işlevsellik kontrolü ve fiziki şartların takip edilmesine kadar birçok alanın sekreterlik eliyle koordinasyonunun sağlanacağını belirtti.
«Ortak sorumluluk ve etkili iletişim anlayışıyla hareket etmeliyiz»
Bu vurgu, eğitim-öğretim sürecinin başlangıcında oluşabilecek aksaklıkların azaltılmasına yönelik olarak birimlerin yetki ve sorumluluk sınırlarının netleştirilmesini amaçlıyor. Ayrıca ihtiyaç halinde problemlerin gecikmeden Rektörlüğe veya ilgili merkezi birimlere iletilmesi gerektiği üzerinde duruldu.
Adım adım hazırlık süreci
Toplantıda önerilen uygulama adımları, süreçlerin sistematik şekilde yürütülmesine yönelik somut görev dağılımlarını içeriyor. Uygulama aşamaları şu şekilde planlandı:
- Sınıf ve bina envanterlerinin güncellenmesi ve eksiklerin raporlanması,
- Teknik ekipmanların işleyiş kontrollerinin yapılması ve arızaların önceliklendirilmesi,
- Ortak kullanım alanlarının temizlik, güvenlik ve erişilebilirlik şartlarının denetlenmesi,
- Birimler arası iletişim kanallarının (e-posta, yazışma ve toplantı mekanizmaları) netleştirilmesi ve düzenli geri bildirim takvimi oluşturulması.
Toplantı katılımcıları, bu adımlar için sorumlu kişiler atadı ve uygulama takvimi üzerinde mutabakata varılması gerektiğini belirtti. Ayrıca, gerekli durumlarda Rektörlükten teknik ve mali destek taleplerinin koordine edilmesi kararlaştırıldı.
Katılımcı yapının tablosu
| Kurum | Temsilci/Sorumlu |
|---|---|
| Rektörlük | Prof. Dr. Ahmet Hamdi Topal |
| Rektör Yardımcıları | Prof. Dr. Mehmet Atalan, Prof. Dr. Selahattin Kaymakcı |
| Genel Sekreterlik | Doç. Dr. İbrahim Demirbaş (Genel Sekreter Vekili) |
| Eğitimde Mükemmeliyet | Prof. Dr. Berat Ahi |
| Akademik birimler | Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu sekreterleri |
Toplantı sonuçları çerçevesinde, Rektörlüğün koordinasyonunda yürütülecek takip süreciyle eksik ve acil gereksinimlerin belirlenip giderilmesi planlanıyor. Bu yaklaşım, yeni eğitim-öğretim döneminin aksamadan başlaması ve eğitim kalitesinin korunması hedeflerine hizmet ediyor.
Üniversite yönetimi, sekreterlerin sahada tespit ettiği ihtiyaçların düzenli raporlanması ve hızlı müdahale mekanizmalarının işletilmesi konusunda kararlı olduklarını ifade etti. Bu sürecin başarılı uygulanması, öğrenci ve öğretim elemanlarının eğitim-öğretim faaliyetlerine güven içinde başlamasına doğrudan katkı sağlayacak.
